Planejamento e agendamento de projetos com IA Generativa

Imagine poder adicionar automaticamente as tarefas do seu projeto nos calendários da sua equipe. Ou até mesmo repriorizá-la com base na sua criticidade para o projeto. Agora imagine em fazer isso tudo automaticamente. Eu vou compartilhar algumas ferramentas e aplicativos usando inteligência artificial que podem realmente alavancar o seu trabalho em projetos. Novas ferramentas, elas estão sendo lançadas constantemente. Então eu fiz aqui o meu melhor para selecionar as que refletem o potencial da IA no gerenciamento de projetos. E pode até mesmo ser que no futuro essas ferramentas sejam substituídas por novas ideias. É um mercado em permanente evolução. Você consegue imaginar fazer uma sessão de brainstorming usando IA para criar o escopo do seu projeto e fazer isso em um piscar de olhos? Esse é o poder da IA generativa no planejamento dos projetos. Deixe me dar alguns exemplos. Você pode usar uma ferramenta como o ChatGPT em linguagem natural, ou seja, escrevendo da forma com que você escreve para qualquer pessoa. Isso vai permitir com que você, por exemplo, elabore o escopo do seu novo projeto. Você pode escrever o escopo macro do seu projeto e a IA generativa vai gerar o detalhamento. E, olha, caso você não queira nem escrever, você pode até mesmo falar. Sim, você pode falar para ferramentas como ChatGPT e ter a resposta por escrito ou até mesmo ouvir a resposta. Quando digo linguagem natural, eu estou dizendo que você não precisa de um código ou até mesmo uma linguagem formal. Você apenas pede como pediria a qualquer outra pessoa. Por exemplo, você pode ar o ChatGPT e digitar ou falar. "Sugira o primeiro nível da estrutura analítica do projeto de uma nova casa que quero construir para minha família. E, olha, por favor, divida o trabalho pelos tipos de trabalho necessários na casa". E você verá um esboço inicial muito decente da EAP para o seu projeto. Mesmo que você conheça cada parte do escopo do projeto, possivelmente levará mais tempo para escrevê-las do que a IA usa para criar e escrever. E isso é simplesmente incrível. Deixe-me dar um outro exemplo, digite ou fale: "Eu criei o primeiro nível da EAP da minha nova casa. Fundação, Paredes, Teto, Encanamento, Trabalhos elétricos, Carpintaria, Pintura e Acabamentos. Eu estou esquecendo algo?" Você ficará impressionado com os resultados. E, lembre-se, você pode fazer isso em praticamente qualquer idioma. Mas é importante destacar que o prompt, ou seja, o que você digita no chat, ou a forma e o detalhamento com que fala determina a qualidade dos resultados. Você pode encontrar milhares de dicas sobre como fazer isso online. Eu sempre tenho em mente o acrônimo CSIF. C significa contexto, ou seja, o que você precisa trabalhar. S, ou specific, significa fornecer informações detalhadas sobre o que você precisa. I significa intenção. Qual é o seu objetivo? O que você quer que a IA faça? E F significa formato. É a forma com que você quer que os resultados sejam apresentados. Deixa eu dar um exemplo de prompt mal escrito. Seria: "Prepare o escopo do meu novo projeto de casa". Agora deixa eu mostrar um prompt excelente. "Estou construindo uma nova casa para morar com a minha família em São Paulo, capital. Detalhe o projeto, pelos diferentes tipos de trabalho. Por favor, produz uma estrutura analítica do trabalho com três níveis de profundidade e um item por linha em um formato que eu possa copiar e colar no Microsoft Project". Você vai ver um esboço muito razoável da EAP para o seu projeto. E mesmo que você conhecesse cada parte do escopo, eu tenho certeza que isso tudo ia levar mais tempo do que usar a IA Uma outra ferramenta que eu adoro para o escopo de projetos é chamada Magic ToDo. Tudo é uma ferramenta gratuita da Goblin Tools, que serve para qualquer tipo de decomposição. Você coloca uma ideia, um risco, uma parte do projeto e clica em uma varinha mágica. Imediatamente o item que você criou é detalhado. E, veja, trabalhar com cronogramas é praticamente a mesma coisa. Você pode usar a IA Generativa para ordenar uma lista de tarefas, sugerir relações etc. Você pode usar ferramentas como o Motion, UseMotion.com, para agendar automaticamente qualquer tipo de trabalho entre os membros da sua equipe, com base na prioridade do trabalho e na disponibilidade de cada um deles. A ferramenta, ela vai analisar os horários disponíveis para cada recurso, avaliará a prioridade das tarefas e preencherá seu calendário com os horários atribuídos. E isso, isso não é ficção científica, é o que está acontecendo hoje, é o que está acontecendo agora.