Como gerenciar o envolvimento

Um colega certa vez disse: “Os projetos são fáceis até que haja pessoas neles”. Gerenciar as necessidades, expectativas e colaboração das partes interessadas garante o apoio e minimiza as resistências. Uau, essa é uma tarefa gigante e incerta. Gerenciar o envolvimento das partes interessadas não é algo bem definido. As partes interessadas são pessoas, e a relação delas com o projeto, com você e entre si será sempre mutável e complexa. Sendo assim, por onde começar? Comece aproveitando pareceres especializados. Consulte quem possua um profundo conhecimento da cultura organizacional da sua empresa. Depois, faça algo simples, mas importante. Converse com as partes interessadas. Essas conversas podem ser formais, uma reunião, pesquisa ou atualização periódica de status. Conversas informais também podem ser úteis. Às vezes, um bate-papo casual pode revelar informações relevantes que poderiam ter ficado ocultas. Por último, use suas competências interpessoais e de trabalho em equipe. Vamos ver algumas ótimas ferramentas para ter em seu kit. Primeiro, a resolução de conflitos. Os conflitos sempre estarão presentes em todo projeto. As partes interessadas podem entrar em conflito devido aos recursos limitados, prioridades e estilo de trabalho. Dependendo do conflito, você pode resolver com conciliação, comprometimento ou resolução de problemas. Às vezes, no entanto, é preciso forçar uma decisão ou evitar o conflito. Lembre-se: conflito nem sempre é algo ruim. Um conflito resolvido com êxito pode resultar em uma relação mais forte e uma colaboração mais efetiva. Agora, vamos falar sobre a consciência política. Embora a consciência política possa ser geopolítica, aqui estamos falando sobre o ambiente político da sua organização e projeto. Procure reconhecer as dinâmicas de poder e influência que impactam o projeto. Isso embasará seu modo de envolver as partes interessadas na tomada de decisão e no trabalho do projeto. Por último, a inteligência emocional. Inteligência emocional é reconhecer, avaliar e gerenciar as suas emoções, bem como das partes interessadas. A consciência emocional alivia as tensões e cria ambientes que favorecem a resolução de conflitos. Da próxima vez que você perceber alguma resistência das partes interessadas, não a evite. Descubra o motivo do conflito e trabalhe em conjunto para resolvê-lo. Comece perguntando a elas: quais são as três coisas que mais frustram você? Após identificar os principais problemas, você pode se concentrar na busca das soluções. Então pergunte: em que consistiria o sucesso? O que deve acontecer para melhorar? Ofereça às partes interessadas a chance de expressar frustrações e refletir sobre o sucesso. Isso permitirá que vocês deixem de falar sobre o problema e trabalhem para resolvê-lo.