Como planejar o envolvimento

Imagine que você convide um grupo de pessoas para uma festa, mas não prepare o local ou a comida nem se dê ao trabalho de saber os nomes dos convidados. Seria uma festa estranha, não? Bem, isso também se aplica às partes interessadas do projeto. Não basta convidá-las para participar do projeto. É preciso planejar cuidadosamente como as envolverá no trabalho e prepará-las para os resultados. A ferramenta que considero mais útil nesse caso é a matriz de avaliação do envolvimento de partes interessadas. Essa matriz é usada para comparar o nível de envolvimento atual com o desejado. Esta é uma forma usual de classificar os níveis de envolvimento. Apoiadora e líder: é a parte interessada que impulsiona o trabalho, apoia e defende os resultados do projeto. Se a pessoa está ciente do projeto, mas não o apoia nem resiste, é uma parte interessada neutra. Não ciente: é a parte interessada que desconhece o projeto e seus objetivos. A parte interessada resistente está ciente dos objetivos do projeto e não o apoia. Por exemplo, a parte interessada A não está ciente do projeto, mas precisa apoiá-lo, enquanto a parte interessada B é resistente, mas é preciso que ela lidere. Vamos olhar mais de perto a parte interessada A, Márcia. Ela é consultora jurídica e uma importante decisora do projeto de ordens de compra automatizadas. A automação é uma grande melhoria para a empresa. No entanto, Márcia não está tão empolgada. Ela resiste ativamente à ideia de ordens de compra integradas ao sistema e não deseja avançar com a mudança. Nós realmente precisamos do apoio de Márcia, então o que fazemos? Pensamos em estratégias para levar a parte interessada ao nível de envolvimento desejado. Primeiro, identificamos o motivo da resistência. Pode ser receio de perder o controle do processo ou medo de aprender novos sistemas. Em seguida, buscamos formas de minimizar a preocupação e maximizar as oportunidades. Se a parte interessada estiver preocupada por ter que aprender um novo sistema, faça uma demonstração para deixá-la mais confortável e um plano de capacitação. Se ela estiver preocupada com a perda de controle sobre o processo, mostre que ela ainda estará no comando e que a automação fará as verificações de rotina. Márcia participa da demonstração. Ela se familiariza com o novo processo e isso a capacita a ser uma porta-voz das futuras mudanças. Após desenvolver a matriz de avaliação de envolvimento de partes interessadas e definir estratégias de envolvimento, registramos essas informações no plano de envolvimento de partes interessadas. O plano de envolvimento de partes interessadas é a saída do processo de envolvimento de partes interessadas. Dependendo das necessidades do projeto, o plano de envolvimento pode ser formal ou informal, em linhas gerais ou detalhado. Por exemplo, para um projeto pequeno com poucas partes interessadas impactadas, um plano de envolvimento em linhas gerais pode ser o suficiente. Já grandes programas com centenas de partes interessadas demandarão um plano mais complexo, incluindo a análise de vários grupos de partes interessadas, além de estratégias de envolvimento distintas e personalizadas. Você tem uma parte interessada semelhante à Márcia? Algum obstáculo impede a pessoa de liderar a mudança? Sabendo onde você está e onde precisa chegar, crie um plano de envolvimento objetivo para envolver as partes interessadas da forma mais significativa e produtiva.