Como elaborar registros de riscos

Muitos planos de gestão de riscos são jogados fora, com gerentes de projeto e patrocinadores indignados, gritando coisas como: “Apesar de nosso trabalho, esse plano de riscos é inútil!” O que faz um plano de riscos funcionar geralmente se resume a um único elemento: a forma como os riscos são descritos. Você sabe elaborar registros de riscos adequados? Vou apresentar a forma correta de preparar um registro de riscos. Para discutir esse assunto, vou contar uma história na qual os registros de riscos foram escritos de forma inadequada. Uma empresa de gestão de aeroportos identificou o risco de seus caminhões de combustível não conseguirem chegar à pista para abastecer os aviões a tempo. Isso atrasaria os aviões. Não foi discutida nenhuma causa específica para o atraso na chegada dos caminhões, então o gerente de projeto e o patrocinador supam que o risco envolveria uma falha mecânica. Como resultado, usaram um registro com um único risco e partiram para uma única ação de mitigação do risco. Decidiram disponibilizar mais caminhões de combustível, para que, mesmo se um deles apresentasse falha mecânica, sempre houvesse outro pronto para reabastecer a aeronave. Parece uma estratégia sensata para mitigação do risco. Porém, no mês seguinte, os motoristas dos caminhões entraram em greve. Não importa quantos caminhões a empresa tivesse, nenhum deles chegaria lá. Não havia ninguém para dirigi-los. Qual foi o erro? A equipe pensou em apenas uma causa para o risco, elaborando registros incompletos que não contemplavam outras possibilidades. Para não terminar como essa empresa, vamos ver como elaborar registros de riscos eficazes. Primeiro, adote esta estrutura simples. Um registro de riscos bem elaborado segue a forma PIE: Probabilidade de Impacto como resultado de um Evento. Acrescente a causa do evento e seu registro de riscos será perfeitamente útil. Voltando ao exemplo do aeroporto. O registro de riscos adequado seria: “Há uma probabilidade de x% de que os motoristas dos caminhões de combustível entrem em greve, atrasando o reabastecimento da aeronave. Isso aumentará os custos em y dólares por voo devido aos atrasos.” A segunda dica é não hesitar em manter vários registros para o mesmo risco. Em cada registro, você vai descrever diferentes causas, porque a ação de mitigação será diferente. No exemplo da gestão de aeroportos, teria sido valioso elaborar vários registros de riscos para tratar as diferentes causas do evento “risco de atraso dos caminhões de combustível”. Outro registro de riscos poderia ter sido elaborado para lidar com possíveis falhas mecânicas nos caminhões. Minha terceira e última dica para elaborar registros de riscos: não faça os registros para deixá-los empoeirando. É preciso consultá-los constantemente para monitorar os riscos. No decorrer do projeto, os riscos podem mudar, especialmente a probabilidade de ocorrência e os possíveis impactos. Você também pode descobrir outras possíveis causas para que o risco ocorra. Mantendo os riscos atualizados, você enfrentará com sucesso os possíveis contratempos. Pode parecer redundante elaborar vários registros para riscos com o mesmo impacto e revisá-los constantemente. No entanto, é preciso entender quando é necessário agir para tratar os riscos e garantir que essas ações sejam úteis. Começar com registros de riscos específicos e estruturados facilita a revisão e atualização dos riscos. Registros de riscos bem elaborados podem tornar seu plano de gestão de riscos prático e eficiente, e um plano de riscos bem formulado aborda proativamente os problemas que podem prejudicar seu projeto. Isso pode ser a diferença entre um projeto de sucesso e um projeto cancelado antes mesmo de gerar valor.