Del curso: Como se Comunicar com Diplomacia e Tato
Codifique e formule
– A codificação envolve clareza, simplicidade e um alto nível de empatia pelo público. Sempre que precisamos comunicar algo delicado, é essencial nos colocarmos no lugar da outra pessoa. Ajuda se conhecermos o público e tivermos uma ligação pessoal. Quando não conhecemos bem a pessoa, temos que enviar uma mensagem com tato e cortesia. Em uma relação profissional mais madura, precisamos considerar a diplomacia e nos fazer várias perguntas. É um relacionamento que preciso cultivar? É necessário conquistar a confiança? É importante criar uma situação em que os dois lados saiam ganhando? Quando se trata de pessoas que você não conhece bem, comece uma conversa tranquila, para criar um bom relacionamento, ou talvez um assunto de aquecimento relacionado ao contexto. No exemplo pessoal que compartilhei antes, minha colega Karen queria falar comigo sobre nosso colega Paulo, que ela achava incompetente. Os comentários iniciais dela me pegaram desprevenida, mas se Karen quisesse codificar sua mensagem para mim com mais diplomacia, poderia ter dito algo assim: “Tatiana, obrigada pela reunião. Estou preocupada com a forma como conduzimos este projeto e gostaria de lhe dar minha perspectiva. Sei que você e Paulo são colegas e…” Começar a conversa com um simples aquecimento, reconhecendo que Paulo e eu somos colegas, reconhecendo o simples fato de que reservei tempo para uma reunião com ela, teria custado dois segundos para Karen, e me deixaria bem mais receptiva à mensagem. Ela teria sinalizado que minha perspectiva inicial era diferente da que ela estava prestes a compartilhar. Vamos ver outro exemplo que envolve as redes sociais. Hoje em dia as pessoas compartilham muito sobre a vida pessoal nas redes sociais – coisas boas e ruins. Recentemente uma colega minha perdeu um animal de estimação querido e publicou uma foto em homenagem a Stu. Várias pessoas curtiram a postagem. Do ponto de vista da codificação, enviar uma curtida como reação à perda de um animal de estimação mostra falta de tato. A codificação vai além das palavras. Envolve também o contexto e o canal que escolhemos usar. Por exemplo: enviar uma mensagem na seção de comentários com uma observação sincera é muito mais adequado, na esfera digital. É um canal superior ao sinal de curtida. Seria melhor ainda encontrar a pessoa no estacionamento e demonstrar seus sentimentos pessoalmente. É um canal melhor e também um contexto melhor, já que é presencial e pessoal. Por fim, dependendo de sua relação com a colega, você pode até enviar um cartão redigido à mão. A codificação envolve a clareza da mensagem, empatia, canal e contexto. Temos que analisar mentalmente vários fatores, com rapidez, antes de nos comunicarmos. Quanto mais precisa for a análise, mais diplomática será a mensagem.
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